UM Skoczów - www.skoczow.pl

Do zakresu działania Wydziału Organizacyjnego należy:

1. w zakresie spraw ogólnych:

1) organizowanie i doskonalenie obiegu informacji wewnętrznej w Urzędzie;

2) nadzór nad ochroną fizyczną obiektów będących w dyspozycji Urzędu;

3) kontrola terminowego przygotowywania przez osoby kierujące komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy materiałów na sesję Rady i posiedzenia komisji Rady;

4) kontrola terminowego przygotowania przez osoby kierujące komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy projektów odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych oraz wnioski komisji;

5) współpraca z Radami Sołeckimi i Zarządami Osiedli, a w szczególności:

a) prowadzenie ewidencji protokołów i uchwał każdego z sołectw, osiedli oraz przekazywanie ich kopii odpowiedzialnym merytorycznie wydziałom,

b) organizowanie spotkania Burmistrza z sołtysami oraz przewodniczącymi Zarządów Osiedli Gminy,

c) przygotowywanie zebrań wiejskich w sołectwach oraz zebrań mieszkańców osiedli, a w przypadku zebrań sprawozdawczo-wyborczych - przygotowywanie kart do głosowania i projektów protokołów komisji skrutacyjnych,

d) bieżąca obsługa sołtysów i przewodniczących Zarządów Osiedli (przygotowywanie plakatów z informacjami dla mieszkańców, przekazywanie informacji wpływających do urzędu, a zasadnych do przekazania sołtysom lub przewodniczącym Zarządów Osiedli);

6) prowadzenie spraw związanych z nadzorem właścicielskim nad spółkami z udziałem Gminy;

7) udzielanie pomocy osobom ze szczególnymi potrzebami w załatwianiu spraw urzędowych.

2. w zakresie spraw organizacyjnych:

1) inicjowanie działań usprawniających organizację pracy i funkcjonowania Urzędu;

2) planowanie i organizacja zaopatrzenia Urzędu w środki trwałe i materiały biurowe;

3) nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w obiektach Urzędu;

4) prowadzenie zaopatrzenia w materiały biurowe i eksploatacyjne;

5) nadzór nad prawidłowym wykorzystaniem samochodu służbowego;

6) obsługa tablic informacyjnych Urzędu;

7) dbałość o właściwą eksploatację maszyn, urządzeń oraz lokali biurowych.

3. w zakresie obsługi Sekretariatu Burmistrza i jego Zastępcy (WO1):

1) przygotowywanie pomieszczeń oraz obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza i jego Zastępcę;

2) przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi, wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem bądź kierowanie do właściwych wydziałów;

3) odczyt zapisów elektronicznej ewidencji wyjść służbowych pracowników, na polecenie Kierownictwa Urzędu,

4) prowadzenie rejestrów oraz ewidencji:

a) rejestru zarządzeń Burmistrza,

b) rejestru wniosków kierowanych do rozpatrzenia przez Burmistrza,

c) wydziałowego rejestru zarządzeń Burmistrza,

d) ewidencji wydawanych poleceń,

e) ewidencji poleceń wyjazdów służbowych;

5) wywieszanie ogłoszeń na tablicach ogłoszeń;

6) prowadzenie teczek korespondencji Burmistrza i jego Zastępcy.

4. w zakresie zadań Biura Podawczego (WO2):

1) rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej z Urzędu;

2) obsługa klientów w zakresie wszechstronnego informowania o trybie załatwiania spraw w Urzędzie;

3) przyjmowanie i nadawanie przesyłek pocztowych;

4) prowadzenie spraw związanych z pieczęciami oraz prowadzenie ewidencji pieczęci;

5) prowadzenie spraw związanych z ruchem środków trwałych i przedmiotów nietrwałych Urzędu, egzekwowanie udzielanych gwarancji oraz wykonywanie lub zlecanie napraw;

6) prowadzenie rejestru faktur.

5. w zakresie ewidencji działalności gospodarczej (WO3):

1) prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej w ramach Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;

2) ewidencja innych obiektów świadczących usługi hotelarskie obiektu nie będącego obiektem hotelarskim;

3) prowadzenie spraw dotyczących wydawania i cofania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych oraz związanych z ustalaniem opłat za te zezwolenia;

4) prowadzenie spraw dotyczących wykonywania krajowego transportu drogowego w zakresie przewozu osób taksówką;

5) współdziałanie z organami kontroli w sprawach związanych z funkcjonowaniem handlu i gastronomii;

6) opiniowanie rozkładu godzin pracy aptek ogólnodostępnych oraz harmonogramu pracy aptek działających na terenie Gminy.

6. w zakresie Biura Rady Miejskiej (RM):

1) prowadzenie spraw związanych z obsługą Rady oraz komisji Rady;

2) przygotowywanie i elektroniczne doręczenie radnym kompletu materiałów na sesję Rady tj. zawiadomienie o terminie, porządku obrad wraz z projektami uchwał i niezbędnymi materiałami;

3) protokołowanie sesji i komisji Rady oraz udostępnianie sporządzonych protokołów do wglądu radnym, sołtysom, przewodniczącym rad osiedli, kierownikom jednostek organizacyjnych i pracownikom Urzędu;

4) prowadzenie rejestru uchwał Rady, protokół z sesji, zapytań i interpelacji radnych oraz wniosków komisji Rady,

5) gromadzenie dokumentacji z działalności poszczególnych komisji Rady;

6) obsługa kancelaryjna Przewodniczącego Rady;

7) nadzór nad terminowością załatwiania spraw kierowanych do Rady;

8) koordynowanie obiegu pism i informacji pomiędzy Przewodniczącym Rady a komisjami Rady i radnymi oraz pomiędzy Radą a Burmistrzem;

9) prowadzenie rejestru i dokumentacji skarg, wniosków i petycji rozpatrywanych przez Radę;

10) prowadzenie spraw związanych z wyborami ławników sądowych;

11) wykonywanie czynności wynikających z postanowień Statutu Gminy Skoczów.

7. w zakresie Archiwum Zakładowego (AZ):

1) przejmowanie dokumentacji, uporządkowanej zgodnie z § 15 Instrukcji archiwalnej, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych;

2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;

3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji;

4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji, przejętej na stan Archiwum Zakładowego w latach wcześniejszych, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, w stanie nieuporządkowanym;

5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji oraz prowadzenie ewidencji wypożyczenia akt,

6) wycofywanie dokumentacji ze stanu Archiwum Zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,

7) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń, czy problemów;

8) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, organizacja i koordynacja brakowania dokumentacji, poprzez zlecenie jej odbioru oraz zniszczenia przez wyspecjalizowaną firmę zewnętrzną, po uzyskaniu stosownej zgody z Archiwum Państwowego w Katowicach, Oddział w Cieszynie;

9) przygotowanie materiałów archiwalnych do właściwego Archiwum Państwowego;

10) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności Archiwum Zakładowego i stanu dokumentacji w Archiwum Zakładowym;

11) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją;

12) szkolenie oraz kontrole pracowników w zakresie odpowiedniego prowadzenia spraw i stosowania normatywów kancelaryjno-archiwalnych.