Sekretariat: pok. nr 12, I piętro, tel. wew. 102;
Kancelaria: pok. nr 2, parter, tel. wew. 101;
Działalność gospodarcza: pok. nr 6, parter, tel. wew. 120;
Biuro Rady Miejskiej: Rynek 3, pok. nr 31, III piętro, tel. wew. 122.
Naczelnik: Krzysztof Nowiński, tel. wew. 138
Do zakresu działania Wydziału Organizacyjnego należy:
1. w zakresie spraw ogólnych:
1) organizowanie i doskonalenie obiegu informacji wewnętrznej w Urzędzie;
2) nadzór nad ochroną fizyczną obiektów będących w dyspozycji Urzędu;
3) kontrola terminowego przygotowywania przez osoby kierujące komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy materiałów na sesję Rady i posiedzenia komisji Rady;
4) kontrola terminowego przygotowania przez osoby kierujące komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy projektów odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych oraz wnioski komisji;
5) współpraca z Radami Sołeckimi i Zarządami Osiedli, a w szczególności:
a) prowadzenie ewidencji protokołów i uchwał każdego z sołectw, osiedli oraz przekazywanie ich kopii odpowiedzialnym merytorycznie wydziałom,
b) organizowanie spotkania Burmistrza z sołtysami oraz przewodniczącymi Zarządów Osiedli Gminy,
c) przygotowywanie zebrań wiejskich w sołectwach oraz zebrań mieszkańców osiedli, a w przypadku zebrań sprawozdawczo-wyborczych - przygotowywanie kart do głosowania i projektów protokołów komisji skrutacyjnych,
d) bieżąca obsługa sołtysów i przewodniczących Zarządów Osiedli (przygotowywanie plakatów z informacjami dla mieszkańców, przekazywanie informacji wpływających do urzędu, a zasadnych do przekazania sołtysom lub przewodniczącym Zarządów Osiedli);
6) prowadzenie spraw związanych z nadzorem właścicielskim nad spółkami z udziałem Gminy;
7) udzielanie pomocy osobom ze szczególnymi potrzebami w załatwianiu spraw urzędowych.
2. w zakresie spraw organizacyjnych:
1) inicjowanie działań usprawniających organizację pracy i funkcjonowania Urzędu;
2) planowanie i organizacja zaopatrzenia Urzędu w środki trwałe i materiały biurowe;
3) nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w obiektach Urzędu;
4) prowadzenie zaopatrzenia w materiały biurowe i eksploatacyjne;
5) nadzór nad prawidłowym wykorzystaniem samochodu służbowego;
6) obsługa tablic informacyjnych Urzędu;
7) dbałość o właściwą eksploatację maszyn, urządzeń oraz lokali biurowych.
3. w zakresie obsługi Sekretariatu Burmistrza i jego Zastępcy (WO1):
1) przygotowywanie pomieszczeń oraz obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza i jego Zastępcę;
2) przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi, wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem bądź kierowanie do właściwych wydziałów;
3) odczyt zapisów elektronicznej ewidencji wyjść służbowych pracowników, na polecenie Kierownictwa Urzędu,
4) prowadzenie rejestrów oraz ewidencji:
a) rejestru zarządzeń Burmistrza,
b) rejestru wniosków kierowanych do rozpatrzenia przez Burmistrza,
c) wydziałowego rejestru zarządzeń Burmistrza,
d) ewidencji wydawanych poleceń,
e) ewidencji poleceń wyjazdów służbowych;
5) wywieszanie ogłoszeń na tablicach ogłoszeń;
6) prowadzenie teczek korespondencji Burmistrza i jego Zastępcy.
4. w zakresie zadań Biura Podawczego (WO2):
1) rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej z Urzędu;
2) obsługa klientów w zakresie wszechstronnego informowania o trybie załatwiania spraw w Urzędzie;
3) przyjmowanie i nadawanie przesyłek pocztowych;
4) prowadzenie spraw związanych z pieczęciami oraz prowadzenie ewidencji pieczęci;
5) prowadzenie spraw związanych z ruchem środków trwałych i przedmiotów nietrwałych Urzędu, egzekwowanie udzielanych gwarancji oraz wykonywanie lub zlecanie napraw;
6) prowadzenie rejestru faktur.
5. w zakresie ewidencji działalności gospodarczej (WO3):
1) prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej w ramach Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
2) ewidencja innych obiektów świadczących usługi hotelarskie obiektu nie będącego obiektem hotelarskim;
3) prowadzenie spraw dotyczących wydawania i cofania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych oraz związanych z ustalaniem opłat za te zezwolenia;
4) prowadzenie spraw dotyczących wykonywania krajowego transportu drogowego w zakresie przewozu osób taksówką;
5) współdziałanie z organami kontroli w sprawach związanych z funkcjonowaniem handlu i gastronomii;
6) opiniowanie rozkładu godzin pracy aptek ogólnodostępnych oraz harmonogramu pracy aptek działających na terenie Gminy.
6. w zakresie Biura Rady Miejskiej (RM):
1) prowadzenie spraw związanych z obsługą Rady oraz komisji Rady;
2) przygotowywanie i elektroniczne doręczenie radnym kompletu materiałów na sesję Rady tj. zawiadomienie o terminie, porządku obrad wraz z projektami uchwał i niezbędnymi materiałami;
3) protokołowanie sesji i komisji Rady oraz udostępnianie sporządzonych protokołów do wglądu radnym, sołtysom, przewodniczącym rad osiedli, kierownikom jednostek organizacyjnych i pracownikom Urzędu;
4) prowadzenie rejestru uchwał Rady, protokół z sesji, zapytań i interpelacji radnych oraz wniosków komisji Rady,
5) gromadzenie dokumentacji z działalności poszczególnych komisji Rady;
6) obsługa kancelaryjna Przewodniczącego Rady;
7) nadzór nad terminowością załatwiania spraw kierowanych do Rady;
8) koordynowanie obiegu pism i informacji pomiędzy Przewodniczącym Rady a komisjami Rady i radnymi oraz pomiędzy Radą a Burmistrzem;
9) prowadzenie rejestru i dokumentacji skarg, wniosków i petycji rozpatrywanych przez Radę;
10) prowadzenie spraw związanych z wyborami ławników sądowych;
11) wykonywanie czynności wynikających z postanowień Statutu Gminy Skoczów.
7. w zakresie Archiwum Zakładowego (AZ):
1) przejmowanie dokumentacji, uporządkowanej zgodnie z § 15 Instrukcji archiwalnej, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych;
2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;
3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji;
4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji, przejętej na stan Archiwum Zakładowego w latach wcześniejszych, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, w stanie nieuporządkowanym;
5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji oraz prowadzenie ewidencji wypożyczenia akt,
6) wycofywanie dokumentacji ze stanu Archiwum Zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,
7) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń, czy problemów;
8) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, organizacja i koordynacja brakowania dokumentacji, poprzez zlecenie jej odbioru oraz zniszczenia przez wyspecjalizowaną firmę zewnętrzną, po uzyskaniu stosownej zgody z Archiwum Państwowego w Katowicach, Oddział w Cieszynie;
9) przygotowanie materiałów archiwalnych do właściwego Archiwum Państwowego;
10) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności Archiwum Zakładowego i stanu dokumentacji w Archiwum Zakładowym;
11) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją;
12) szkolenie oraz kontrole pracowników w zakresie odpowiedniego prowadzenia spraw i stosowania normatywów kancelaryjno-archiwalnych.