Początkiem listopada nową sekretarz w Urzędzie Miejskim w Skoczowie została Aleksandra Małysz-Pilch, z którą rozmawiamy o dotychczasowej drodze zawodowej, o roli sekretarza oraz o czasach, w jakich przyszło się mierzyć z zadaniami organizacyjnymi urzędu. Wywiad z nową sekretarz gminy Skoczów ukazał w listopadowym numerze „Wieści Skoczowskich”, który w formie elektronicznej jest również dostępny tutaj.
– Jakie ma pani wrażenia po pierwszym tygodniu pracy?
– Wejście do nowej organizacji, nawet jeśli ma się już za sobą kilkanaście lat pracy zawodowej, to zawsze duże wyzwanie. Każda organizacja, także urząd, ma swoją specyfikę. Dlatego pierwsze dni pracy minęły mi przede wszystkim na zapoznawaniu się ze współpracownikami, strukturą organizacyjną oraz ze sprawami, które ze względu na powierzone mi stanowisko będą znajdowały się w centrum mojego zainteresowania.
– Jak wyglądała pani ścieżka edukacyjna?
– Z wykształcenia jestem prawnikiem. Już w trakcie studiów rozpoczęłam pracę w administracji publicznej, co pozwoliło mi od razu wykorzystywać zdobywaną wiedzę. I tak to trwa do dziś. Jestem praktykiem, od kilkunastu lat pracuję w administracji, a jednocześnie ciągle rozwijam swoje naukowe zainteresowania skupione głównie wokół problematyki prawa administracyjnego. Na Uniwersytecie Śląskim w Katowicach obroniłam pracę doktorską z zakresu postępowania administracyjnego i podatkowego. Jestem także radcą prawnym i doradcą podatkowym. Takie połączenie teorii z praktyką daje mi dużo satysfakcji, a przede wszystkim okazji do zweryfikowania tego, jak naukowe teorie sprawdzają się na co dzień. Z kolei urzędowa rzeczywistość dostarcza mi wielu pomysłów do wytyczania sobie kierunków dalszych badań naukowych.
– Czy wkraczając na ścieżkę zawodową, myślała pani kiedykolwiek o pracy na stanowisku sekretarza gminy, czy miała pani zupełnie inny cel na swojej drodze zawodowej?
– Jak wspomniałam, moja ścieżka zawodowa od samego początku związana jest z pracą w administracji publicznej. Po kolei przechodziłam poszczególne szczeble kariery, zaczynając od stanowiska stażysty, poprzez różne stanowiska specjalistyczne, na kierowniczych stanowiskach kończąc. Nie mogę powiedzieć, że w jakiś specjalny sposób ukierunkowywałam się akurat na stanowisko sekretarza, jednak w momencie, w którym został ogłoszony konkurs na to stanowisko w Skoczowie, stwierdziłam, że jestem gotowa, aby wykorzystując dotychczas zdobytą wiedzę i doświadczenia, zmierzyć się z nowymi zadaniami.
– Co takiego przyciąga panią do pracy w samorządzie?
– Praca w samorządzie jest pracą, w której szczególnie mocno odczuwa się, że wykonuje się ją dla konkretnych ludzi, na rzecz konkretnej lokalnej społeczności. Z tego powodu jest to praca szczególnie trudna i wymagająca, ale również ciekawa i przynosząca mnóstwo satysfakcji.
– Czym jest dla pani samorząd?
– Po pierwsze, wychodzę z założenia, że najważniejszym elementem każdej organizacji są oczywiście ludzie. Każdy pracownik, wykonując swoją pracę, wnosi do organizacji swoją wiedzę i szereg różnych umiejętności. Jednak tak naprawdę najlepszy nawet pracownik nie jest w stanie sam osiągnąć takich rezultatów, jakie można osiągnąć pracując zespołowo. Ma to szczególne znaczenie, jeśli zdamy sobie sprawę, jak szeroki jest zakres spraw, którymi zajmuje się samorząd terytorialny. Bez dobrej współpracy pomiędzy poszczególnymi wydziałami urzędu, jednostkami organizacyjnymi oraz pomiędzy organami gminy nie można oczekiwać dobrych efektów. Drugą ważną zasadą, którą staram się kierować w pracy zawodowej, można sprowadzić do stwierdzenia, że administracja publiczna, a zwłaszcza ta lokalna, funkcjonuje po to, aby zaspokajać potrzeby ludzi. Administracja nie działa sama dla siebie. Jednocześnie zawsze jednak w polu widzenia trzeba mieć to, że organy administracji publicznej mogą realizować swoje funkcje wyłącznie na podstawie i w granicach obowiązującego prawa, a także w ramach dostępnych środków finansowych, organizacyjnych, technicznych itp. Wymaga to ciągłej konfrontacji wszelkich, niejednokrotnie szczytnych celów z rzeczywistością.
– Czy mogłaby pani przypomnieć Czytelnikom, na czym polega praca sekretarza?
– Stanowisko sekretarza to stanowisko urzędnicze, które jest obligatoryjnie tworzone w każdej gminie. Tak wynika z przepisów prawa. Jednocześnie przepisy w sposób dosyć ogólny określają obowiązki sekretarza. Przede wszystkim jednak sekretarz powinien skupić się na zapewnieniu właściwej organizacji pracy urzędu oraz realizowaniu polityki zarządzania zasobami ludzkimi. Sekretarz powinien dbać o to, aby zapewniać sprawne funkcjonowanie urzędu. Wymaga to skoordynowania prac poszczególnych wydziałów urzędu oraz jednostek organizacyjnych miasta. Bardzo ważnym elementem pracy sekretarza jest także organizacja współpracy urzędu z organem stanowiącym, czyli radą miejską. Dodatkowo kierownik urzędu – burmistrz – może upoważnić sekretarza do wykonywania w jego imieniu innych zadań.
– Koronawirus znacznie zmienił naszą rzeczywistość i na pewno te zadania w obecnych realiach są utrudnione.
– Tak. Pandemia dotyczy i dotyka każdego z nas, zarówno osobiście, jak i w sferze zawodowej. Obecna sytuacja ma ogromny wpływ na działania różnego rodzaju instytucji, w tym również urzędu miejskiego. Konieczne jest więc odpowiednie ułożenie priorytetów. Najistotniejsze jest teraz to, aby zapewnić ciągłość funkcjonowania urzędu. Dlatego niezbędne było wprowadzenie odpowiednich zmian polegających na ograniczeniu bezpośredniej obsługi mieszkańców przez pracowników urzędu. Jednocześnie cały czas możliwa jest komunikacja elektroniczna oraz telefoniczna. Korespondencję można przekazać także pocztą lub skorzystać z wrzutni umieszczonej na drzwiach wejściowych do urzędu. Działaniom tym przyświeca jasny cel – chodzi o zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom urzędu, a w rezultacie również o zapewnienie bezpieczeństwa całej lokalnej społeczności. Nie można bowiem dopuścić do sytuacji, w której pracownicy nie mogliby, ze względów zdrowotnych, pełnić swoich obowiązków i obsłużyć mieszkańców. Musimy zatem w odpowiedni sposób racjonalizować wszystkie podejmowane działania. Tym bardziej, że ten trudny czas, z którym wszyscy obecnie się mierzymy, wymaga od pracowników urzędu pełnej koncentracji. Tak naprawdę nie do końca wiadomo, co przyniesie nam kolejny dzień, więc musimy być także na tyle elastyczni, aby nie tylko móc sprawnie realizować nasze codzienne, zwykłe obowiązki służbowe, lecz dodatkowo czuwać też nad tym, żeby szybko i adekwatnie reagować na zmieniającą się rzeczywistość.
– Dziękujemy za rozmowę.